நவீன அலுவலகம் – ஓர் பார்வை

அறிமுகம்
பொருளும் வரைவிலக்கணமும்
அலுவலகத்தின் பணிகள்
அடிப்படைப்பணிகள்
துணைப்பணிகள்
அலுவலகத்தின் இன்றியமையாமை
மேலாண்மை
பணியாளர்கள் தொடர்பான இன்றியமையாமை
பங்குதாரர்கள் மற்றும் கடனாளர்கள் தொடர்பான இன்றியமையாமை
வாடிக்கையாளர்கள் தொடர்பான இன்றியமையாமை
அரசு மற்றும் பொதுமக்கள் தொடர்பான இன்றியமையாமை
அலுவலகத்தின் வகைகள்
அலுவலக மேலாளர்
அலுவலக மேலாளரின் நிலை
ஒருநல்ல அலுவலக மேலாளரின் குணநலன்கள் / தன்மைகள்
அலுவலக மேலாளரின் பணிகள்

அறிமுகம்

ஒரு முழுமையான அமைப்பின் நரம்பு மையம் என்று அலுவலகம் விவரிக்கப்படுகிறது. இன்றைய அலுவலகச் செயல் நடவடிக்கைகள், உலக மயமாக்குதல் கொள்கைக்கிணங்கப் பெரிதும் விரிவுபடுத்தப்பட்டுள்ளது. மேலும் அலுவலகம் என்பது வியாபார அமைப்பிலிருந்து பிரிக்கப்பட முடியாத பகுதியாக மாறி உள்ளது. நவீன அலுவலகங்கள் அறிவியல் கொள்கைகளின் அடிப்படையில் உருவாக்கப்பட்டுள்ளன. மேலும் அதன் மேலாண்மையும் நிர்வாகமும் தொழில் நுணுக்கங்களை உணர்ந்த அலுவலக மேலாளர்களின் கையில் இருப்பதால் மும்முனைப் போட்டிகளுக்கிடையே வியாபாரத்தை நிலைநிறுத்தி தக்க வைக்கமுடிகிறது.

பொருளும் வரைவிலக்கணமும்

அலுவலகம் என்பது வியாபார நடவடிக்கைகளை மேற்கொள்ளும் ஒரு இடம். அங்கு எழுத்துப் பணிகளும், நிர்வாகப் பணிகளும் நிறைவேற்றப்படுவதன் மூலம் அமைப்பின் அனைத்துப் பணிகளும் ஒருங்கிணைக்கப்பட்டு கட்டுப்படுத்தப்படுகிறது. ஒரு முழுமையான அலுவலகம் என்பது நிறுவனத்தின் வியாபாரக் கொள்கைகளை உருவாக்குகிறது. செய்திகளை முறைப்படுத்தி அறிவிக்கிறது. பதிவுகளைப் பேணி கடிதங்களைக் கையாளுகிறது.

ஆணைகளை நிறைவேற்றி வரவு செலவுகளை மேலாண்மை செய்கிறது. அலுவலகம் என்பது செய்திகளைப் பதிவு செய்து முறைப்படுத்திப் பாதுகாத்து தற்போதைய மற்றும் பிற்கால வியாபாரச் செயல்களுக்குப் பயன்படுத்த உதவுகிறது.

வரைவிலக்கணங்கள்

அலுவலகம் என்பதற்கு கீழ்க்கண்ட வரை விலக்கணங்கள் வழங்கப்பட்டுள்ளன.

ஜியார்ஜ் R. டெர்ரி அவர்களின் கூற்றுப்படி அலுவலகம் என்பது, ஒரு நிறுவனத்தின் கட்டுப்பாட்டு, தொழில் நுணுக்கம் உறைந்திருக்கும் இடம் ஆகும். அங்கு, செய்திகளைத் தருவதற்காகவும், கட்டுப்படுத்துவதற்காகவும், திறமையான செயல் நடவடிக்கைகளுக்காகவும் பதிவுகள் உருவாக்கப்படுகின்றன.

மில்ஸ் மற்றும் ஸ்டாண்டிங்ஃபோர்டு அவர்களின் கூற்றுப்படி அலுவலகம் என்பது வியாபாரத்தின் நிர்வாக மையம் ஆகும். அதன் நோக்கம் செய்திகளைத் தருவது மற்றும் பதிவு செய்வதே ஆகும்.

லிட்டில் ஃபீல்டு ரேச்சல் மற்றும் கேரத், அலுவலகம் என்பது எழுத்துப் பணிகளோடு மட்டும் தொடர்புடையது அல்ல. அது கீழ்க்கண்ட வரைவிலக்கணத்தின் மூலம் மேலும் பல நடவடிக்கைகளை உள்ளடக்கியது என்று தெளிவுபடுத்துகின்றனர்.

அலுவலகம் என்பது ஒருநிறுவனத்தின், கட்டுப்படுத்தல், திட்டமிடுதல் மற்றும் மேலாண்மை செய்தல் போன்ற நோக்கங்களுக்காகப் பதிவேடுகளைத் தயாரிக்கும், கையாளும் மற்றும் பாதுகாக்கும் ஒரு பகுதி. அலுவலகம் ஒரு நிறுவனத்தின் உட்புற மற்றும் வெளிப்புறச் செய்தித் தொடர்பிற்கும் பல்வேறு துறைகளின் ஒருங்கிணைப்பிற்கும் உதவிபுரிகிறது.

அலுவலகத்தின் பணிகள்

அலுவலகம் என்பது நிறுவனத்தின் மேலாண்மைக்கு, ஒவ்வொரு நிலைகளிலும் முடிவெடுக்க உதவுகிறது. அலுவலகத்தால் தரப்படும் செய்திகளின் சரித்தன்மை மற்றும் முழுமையின் அடிப்படையில் நிறுவனத்தின் முடிவுகள் அமையும். எனவே அலுவலகத்தின் பணி என்பது செய்திகளைப் பெற்று முறைப்படுத்தி அட்டவணையிட்டுப் பதிவுசெய்து மேலாண்மையின் சரியான நிலைகளுக்கு தகவல் அளிப்பதன் மூலம் மேலாண்மை முடிவுகள் எடுப்பதற்கு உதவுவதாகும். இது நிறுவனத்தின் சிறப்பான செயல் நிறைவேற்றத்திற்கு உதவுகிறது.

அலுவலகத்தின் செயல்பாடுகளை கீழ்க்கண்டவாறு வகைப்படுத்தலாம்.

அடிப்படைப்பணிகள்
அடிப்படைப் பணிகள் என்பது ஒரு அலுவலகத்தின் செய்திகளைப் பெறுதல் பதிவுசெய்தல், முறைப்படுத்தல், ஆய்வு செய்தல் மற்றும் செய்திகளை வழங்குதல் போன்ற முக்கியப் பணிகளை உள்ளடக்கியது.

செய்திகளைப் பெறுதல் மற்றும் சேகரித்தல்

துல்லியமான மற்றும் சரியான காலத்தில் வழங்கப்படும் செய்திகள், வியாபாரம் தடையில்லாமல் நடைபெற உதவிபுரிகிறது. செய்திகள் இரண்டு மூலங்களிலிருந்து பெறப்படுகிறது.

அகவாயிலாகக் கிடைக்கும் செய்திகளானது நிறுவனத்திற்குள்ளே உள்ள துறைகளுக்கிடையே பெறப்படும் துறை அறிக்கைகள், கடிதங்கள், சுற்றறிக்கைகள், ஆணைகள், விசாரணைகள், தொலைபேசிச் செய்திகள், சிறு செய்திப் பணிகள் (SMS) மின்னணு அஞ்சல், இணையதளம் போன்றவையாகும்.

புறவழியாகப் பெறப்படும் செய்தியானது சரக்களிப்போர், வாடிக்கையாளர்கள், போட்டியாளர்கள், அரசுத் துறைகள், இணையதளம் போன்றவைகள் மூலம் பெறும் செய்திகளாகும்.

செய்திகளைப் பதிவுசெய்தல்

செய்திகளைப் பெற்ற உடன் (அ) சேகரித்த உடன் அடுத்த பெரிய பணி செய்திகளை எழுத்து வாயிலாகப் பதிவுசெய்தலே ஆகும். பதிவுகள் பல்வேறு வடிவங்களில் பாதுகாக்கப்படுகின்றன. அவை கடிதங்கள், அறிக்கைகள், சுற்றறிக்கைகள், அறிவிப்புகள், பட்டியல்கள், வரைபடங்கள், புத்தகங்கள், பதிவேடுகள் போன்றவை. ஒவ்வொரு அலுவலகமும் தங்கள் தேவைகளுக்கேற்ப பதிவேடுகளின் வடிவம், எண்ணிக்கை, பதிவேடுகளின் தன்மைகள், மேலும் தேவையான செயல் நடவடிக்கைகள் போன்றவற்றின் அடிப்படையில் பதிவேடுகளை தேர்ந்தெடுக்கின்றன. எழுத்து மூலமான பதிவுகள், செய்திகளைத் தருவதோடு அது பிற்காலத்தில் சரிபார்க்கவும் உதவுகிறது. மேலாண்மை, கொள்கைப் பூர்வமான முடிவுகளை எடுப்பதற்கு உதவுகிறது. மேலும் சச்சரவுகளைத் தீர்ப்பதற்கு ஆதாரமாக விளங்குகிறது.

முறையாக அமைத்தல் மற்றும் செய்திகளை ஆய்தல்

பல்வேறு மூலங்களிலிருந்து பெறப்பட்ட செய்திகள் முறையாக ஒழுங்குபடுத்தப்பட்டு செயல்படுத்தும் முறையில் அமைக்கப்பட வேண்டும். செய்திகள் தகவல் வாரியாகப் பிரிக்கப்பட வேண்டும் (எ.டு) நிதிச் செய்திகள், புள்ளிவிவரங்கள், வரைபடங்கள், விற்பனை / கொள்முதல், அறிக்கைகள் இன்ன பிற. இது போன்று வகைப்படுத்தப்பட்டால் விரைவாகச் செய்திகளைப் பெற முடிகிறது. இது மேலாண்மை, அர்த்தமுள்ள முடிவுகளை எடுக்க உதவுகிறது.

செய்திகளைப் பரவச் செய்தல்

செய்திகள் துல்லியமானதாகவும் முழுமையானதாகவும் இருந்தாலும் சரியான நேரத்தில் கிடைக்கவில்லை என்றால் அதன் மதிப்பை இழந்துவிடும். செய்திகள் தேவையானவர்களுக்கு எவ்வெப்பொழுது தேவைப்படுகிறதோ அவ்வப்பொழுது வழங்கப்படவேண்டும். முக்கியமான கொள்கைகளும், வழிகாட்டிக் குறிப்புகளும் மேல்நிலை மேலாண்மையரால் கீழ்நிலை மேலாண்மைக்கு வழங்கப்படுகிறது.

இவ்வாறு வழங்கப்படும் செய்திகள் வாலாயமானதாகவோ அல்லது சிறப்புச் செய்தியாகவோ இருக்கலாம். வாலாயமான செய்திகள் என்பவை ரொக்க இருப்பு, வங்கி இருப்பு, சரக்கிருப்பு நிலை, பணியாளர் வருகை போன்றவையாக இருக்கலாம். சிறப்புச் செய்திகள் என்பவை வரிகளில் ஏற்பட்டுள்ள திருத்தங்கள், நிறுமச்சட்டங்கள், பதவி உயர்வு பற்றிய செய்திகள் போன்றவையாகும்.

ஒருங்கிணைப்பு

ஒரு அலுவலகம், பல்வேறு தனிமனிதர்கள் மற்றும் துறைகளின் செயல் நடவடிக்கைகளை ஒருங்கிணைக்கிறது. நிறுவனத்தின் உள்ளே ஒரு இணைப்பை ஏற்படுத்துவதோடு மட்டுமல்லாமல் வாடிக்கையாளர்கள், சரக்களிப்போர், கடனாளர்கள், இடைத்தரகர்கள் போன்றோரிடையே ஒரு இணைப்பை ஏற்படுத்துகிறது.

துணைப்பணிகள்
ஒரு நவீன அலுவலகத்தின் நிர்வாகத்தில் துணைப் பணிகள் தவிர்க்க முடியாதவையாக விளங்குகிறது. இவை அடிப்படைப் பணிகளைப் புரிவதற்கு உதவியாக உள்ளது.

மேலாண்மைப் பணி நிறைவேற்றம்

நவீன முறையில் அலுவலகத்தை அமைப்பதே ஒரு முக்கியமான துணைப் பணியாகும். இது திட்டமிடல், ஒழுங்கமைத்தல், இயக்குவித்தல், ஒருங்கிணைத்தல் மற்றும் கட்டுப்படுத்தல் போன்ற மேலாண்மைப் பணிகளை உள்ளடக்கியது. இது போன்ற அலுவலகச் செயல்களுடன் மேற்கண்ட பணிகளை நிறைவேற்றுவதன் மூலம் ஒரு அலுவலகத்தின் அடிப்படைப்பணிகள் சிறப்பாக நிறைவேறும்.

அலுவலக முறைமைகளையும் வாலாயங்களையும் உருவாக்குதல்

அலுவலகச் செயல்பாடுகளை திறமையாகவும் சிக்கனமாகவும் நிறைவேற்றுவதற்கு ஒன்றுடன் ஒன்று தொடர்புடைய அலுவலக வேலையின் ஒவ்வொரு நிலையையும் மிகவும் கவனமாக ஆய்வு செய்து திட்டமிட வேண்டும். ஒரு வேலையை நிறைவேற்றுவதற்குத் தேவைப்படும் வாலாயமான படிநிலைகளை அதனுடன் தொடர்புடைய மனையணியங்கள் கருவிகள், பொறிகள் மற்றும் படிவங்களுடன் நிர்ணயிக்க வேண்டும். அலுவலகப் பணியின் ஒரு முக்கியமான பணி யாதெனில் பொருத்தமான முறைமைகளையும் வாலாயங்களையும் ஒவ்வொரு பெரும் அலுவலகப் பணி நிலைக்கும் நிர்ணயிப்பதே ஆகும்.

தேவையான படிவங்களை வடிவமைத்தல்

அலுவலகப் பணியானது எழுத்துப் பணியோடு தொடர்புடைய பணியாதலால் பொருத்தமான படிவங்களை வடிவமைப்பது முறையாகவும் வேகமாகவும் அலுவலகப் பணியை முடிக்க பேருதவியாக இருக்கும். தரப்படுத்தப்பட்ட படிவங்களை பயன்படுத்துவதன் மூலம் அலுவலகச் செயல்பாடுகள் எளிமைப் படுத்தப்படுகிறது. மேலும் வேலையின் வெளிப்பாட்டுத்திறன் அதிகரிப்பதுடன் அலுவலக மேலாண்மைச் செலவுகள் குறைக்கப்படும். நவீன அலுவலகங்கள் ஒரு புதிய அணுகு முறையாகிய “முறைமை அணுகுமுறை“ யைப் பின்பற்றுகிறது. இம்முறை பதிவுகளையும் படிவங்களையும் தயாரிப்பதையும், நடமாட்டத்தில் விடுவதையும் பயன்படுத்துவதையும் வலியுறுத்துகிறது.

அலுவலக மனையணையங்கள், கருவிகள் மற்றும் பொறிகளை முறையாக வாங்குதல்

திறமையான மற்றும் சிக்கனமான அலுவலகப் பணி நிறைவேற்றத்திற்குத் தேவையான மற்றும் பொருத்தமான மனையணியங்கள், கருவிகள் மற்றும் பொறிகள் முதலியவற்றை பல்வேறு துறைகளுக்கு வழங்குவது இன்றியமையாததாகிறது. இவையனைத்தும் பெரும் செலவினை ஏற்படுத்தும். எனவே பலதரப்பட்ட பணிகளுக்கு பயன்படும் வகையிலும் பணியாளர்களின் சிரமத்தைக் குறைக்கும் வகையிலும் இருக்க வேண்டும்.

அலுவலக எழுதுபொருள் மற்றும் துணைப் பொருட்கள் வாங்குதல்

பலதரப்பட்ட எழுதுபொருட்கள் அலுவலகச் செயல்பாடுகளுக்கு அவசியமாகிறது. தரமான தாள்கள், கோப்பு உறைகள், பென்சில்கள், அழிப்பான்கள், குறுந்தகடுகள், பென்டிரைவ் போன்றவை பதிவுகளைத் திரட்டுவதற்கும், இணைப்பதற்கும் பதிவுகளைப் பாதுகாப்பதற்கும் தேவைப்படுகிறது. இவற்றைத் தரப்படுத்துவது, தேர்ந்தெடுப்பது மேலும் அலுவலக எழுதுபொருட்கள் வாங்குவது, பல்வேறு துறைகளுக்குப் பகிர்ந்தளிப்பது போன்றவை அலுவலகத்தின் பணிகளாகிறது.

பணியாளர் பணிகளை நிறைவேற்றுதல்

அலுவலகம் பணியாளர்கள் தொடர்பான பணிகளை நிறைவேற்றுகிறது. அலுவலகத்தின் மூலமே காலிப் பணியிடங்கள் இருப்பது தெரியவருகின்றன. நேர்காணல்கள் நடத்தப்படுகின்றன. பணி நியமன ஆணைகள் இங்கு இருந்துதான் அனுப்பப்படுகின்றன. பல்வேறு பணிகளுக்கு ஆளெடுப்பதும் அலுவலகங்கள் மூலமாகத்தான் நடைபெறுகிறது. இவ்வலுவலகம் பணியாளர்களுக்கு பயிற்சி அளிப்பதுடன் பணி நிறைவேற்ற மதிப்பீடுகளை செய்கிறது. பணியாளர்களின் விடுப்புக் கணக்குகளையும் பராமரிக்கிறது. பணியாளர்களின் ஊதியப் பட்டுவாடா, ஊக்க ஊதிய நிர்ணயம் போன்றவற்றையும் அலுவலகமே செய்கிறது.

சொத்துக்களைப் பராமரித்தல்

அலுவலகச் சொத்துகள் என்பது மணையணியங்கள், அலுவலகப் பொறிகள், கருவிகள், பணம் மற்றும் பத்திரங்கள், பதிவுகள், ஒப்பந்த ஆவணங்கள் முதலியவை ஆகும். அசையாச் சொத்துகள் என்பவை காற்றுக் குளிரூட்டிகள், நீர்குளிரூட்டிகள், வெளிச்சம் மற்றும் காற்று சீர்செய்யும் சாதனங்கள், பொருட்களை எடுத்துச் செல்லும் பட்டை முறைமைகள் மின்விசிறிகள் ஆகியவை ஆகும். இவையனைத்தையும் சரியான முறையில் பராமரிப்பது அவசியம். இச்சொத்துகள் திருடு போகாமலும், நெருப்பில் அழியாமலும் காப்பது அலுவலகத்தின் பொறுப்பாகும். இவை சரியாகப் பராமரிக்கப்படாத நிலையில் அலுவலகப் பணியாளரின் திறமை கெட வாய்ப்பளிக்க வேண்டியதாகிவிடும்.

பொது மக்கள் தொடர்பினை ஏற்படுத்துதல்

ஒரு நிறுவனத்தின் நோக்கங்களையும் கொள்கைகளையும் இலட்சியங்களையும் மக்களுக்கு தெரிவிப்பதற்காகவும், செய்திகளை விளக்குவதற்காகவும், கூடுதலான பொதுமக்கள் தொடர்பின் பால் ஒரு நவீன அலுவலகம் தன் முழுக்கவனத்தையும் செலுத்துகிறது. இதன் பதில் நடவடிக்கையாக பொதுமக்களது கருத்து மாற்றங்கள் மற்றும் குறிப்பிட்ட செயல்களுக்கு மக்கள் அளிக்கும்பதில் செயல்கள் போன்றவற்றை நிறுவனத்திற்கு தெரிவிப்பதும் அலுவலகமே. அலுவலகம் மேலும் சில நடவடிக்கைகளை மேற்கொள்ளுவதால், நிறுவனம் குறித்த நல்லெண்ணத்தை பொதுமக்களிடையே உயர்த்த உதவுகிறது.

அலுவலகத்தின் இன்றியமையாமை
எந்த ஒரு நிறுவனமும் அலுவலகம் இல்லாமல் செயல்பட முடியாது. எனவே அலுவலகம் என்பது நிறுவனத்தின் இன்றியமையாத பகுதி ஆகும். இது சிறியதோ, பெரியதோ அரசு அலுவலகமோ, தனியார் அலுவலகமோ எதுவாக இருந்தாலும் அந்த நிறுவனத்தின் திறமையான சிக்கமான செயல்பாட்டுக்கு உதவுகிறது. வியாபார நிறுவனம், போட்டிகளாலும் சட்டம் மற்றும் சட்டமுறைத் தடைகளாலும், வியாபார சங்கங்களாலும் சந்திக்கும் குளறுபடிகளைத் தீர்ப்பதற்கு அலுவலகம் உதவுகிறது. ஒரு வியாபார நிறுவனம் இன்றைய நாளில் இதுபோன்ற சவால்களையும் பிரச்சனைகளையும் ஒரு நன்கு அமைக்கப்பட்ட அலுவலகத்தின் துணை இல்லாமல் அலுவலகமே ஒவ்வொரு வியாபார நடவடிக்கைக்கும் உண்மையான மூளையாக இருந்து செயல்பட உதவுகிறது.

மேலாண்மை
வல்லுநர்டிக்சியின் கூற்றுப்படி கடிகாரத்திற்கு சுருள்வில்லை போன்று வியாபார நிறுவனத்திற்கு அலுவலகம் விளங்குகிறது. எல்லா செயல்களும் அலுவலகத்தை நோக்கி இயக்குவிக்கப்பட்டு, ஒருங்கிணைக்கப்பட்டு, கட்டுப்படுத்தப்படுகிறது. சிறப்பாக வடிவமைக்கப்பட்ட ஒரு அலுவலகம் மேலாண்மையை சிறப்பாகவும், சாதுர்யமாகவும், திறமையாகவும் செயல்பட உதவுகிறது. அனைத்து முடிவுகளையும் சீர்தூக்கிப் பார்த்து வியாபாரத்தின் அனைத்து நடவடிக்கைகளையும் ஒருங்கிணைக்கிறது.

கீழ்க்கண்ட காரணங்களால் அலுவலகத்தின் முக்கியத்துவம் உணர்த்தப்படுகிறது.

அலுவலகம்-தகவல் களஞ்சியம்

அலுவலகம் ஒருநிறுவனத்தின் செய்திக் களஞ்சியமாகவும் தகவல் மையமாகவும் விளங்குகிறது. எல்லா வகையான செய்திகளும் எண்களும் பழையதாக இருந்தாலும் புதியதாக இருந்தாலும் அலுவலகத்தில் கிடைக்கிறது. அலுவலகத்தில் வழங்கப்படும் செய்திகள் தான் முன்னறிவிப்புக்கு உதவும் செய்திகளாக அமைகிறது. இது திட்டமிடுவதற்கும் கட்டுப்படுத்துவதற்கும் உதவுகிறது.

அலுவலகம் - செய்திகள் செல்லும் வழி

அலுவலகம் செய்திகளைப் பெறும் ஒரு வழியாக உள்ளது. முக்கியமாக எழுத்து மூலமான செய்திகள் மேலிருந்து கீழாகவும், கீழிருந்து மேலாகவும் வந்துசெல்கிறது. ஒரு நிறுவனத்தின் நோக்கங்கள், கொள்கைகள், ஆணைகள் மற்றும் முடிவுகள் மேற்கண்ட இரண்டு திசைகளிலும் சரியான நேரத்திற்கு எடுத்துச் செல்லப்பட வில்லையெனில் அந்நிறுவனத்திற்கு அதிகமான திறமைகள் இருந்தாலும் அது தோல்வியடைய வாய்ப்பு உள்ளது.

ஒருங்கிணைக்க உதவுகிறது

அலுவலகம் அனைத்துத் துறைகளையும் இணைக்கும் பாலமாக செயல்படுகிறது. ஒரு அலுவலகம் இல்லாமல் ஒருங்கிணைக்கும் பணி நிறைவடையாது. ஒரு அலுவலகமே உற்பத்தி, நிதி, பணியாளர் மற்றும் சந்தை போன்ற அனைத்து துறைகளையும் ஒருங்கிணைக்கத் தேவையான அனைத்து விவரங்களையும் தந்து உதவுகிறது.

மேலாண்மைக் கட்டுப்பாட்டிற்கு உதவுகிறது

கட்டுப்பாடு என்பது துணைப் பணியாளர்களின் செயல் நிறைவேற்றத்தை அளவிட்டு, திருத்தம் செய்து நிறுவனத்தின் நோக்கங்களை அடையும் வண்ணம் செயல்படுத்துவதாகும். ஆகவே கட்டுப்பாடு என்பது மேலாண்மைப் பணியின் முக்கியமான பணியாகும். அது கீழ்கண்டவற்றை உள்ளடக்கி உள்ளது.

தரங்களை நிறுவுதல்
செயல்நிறைவேற்றத்தை அளவிடுதல்
தரங்களிலிருந்து மாறுபட்ட விலகல்களைச் சரிசெய்தல்
அலுவலகத்தின் உதவியில்லாமல் கட்டுப்பாட்டு நடவடிக்கை மேற்கொள்ள முடியாது. தேவைப்படும் செய்திகளைத் திரட்டிப், பதிவு செய்து, ஆற்றல் வாய்ந்த கட்டுப்பாட்டிற்கு வழங்குவது அலுவலகத்தின் பணியாகும்.

பணியாளர்கள் தொடர்பான இன்றியமையாமை
ஆற்றல் வாய்ந்த மனித உறவுகளுக்கு முழுமையான அமைப்பு அவசியம். சம்பளப்பட்டியல் மற்றும் கூலிப் பட்டியல்களைத் தயாரிப்பதும் அவற்றைப் பணியாளர்களுக்கும், வேலையாட்களுக்கும் வழங்குவது அலுவலகம் ஆகும். பணியாளர்களின் நலத் திட்டங்களாகிய சேமநிதி மற்றும் ஓய்வூதியம் போன்ற திட்டங்களையும் அலுவலகமே மேற்கொண்டு வருகிறது. மேலாண்மைக்கும் பணியாளர்களுக்குமிடையே நல்ல உறவுகளைப் பேணுவது அலுவலகமே.

பங்குதாரர்கள் மற்றும் கடனாளர்கள் தொடர்பான இன்றியமையாமை
அலுவலகம் பங்குதாரர்களுக்கும் நிறுவனத்திற்கும் இடையே இணைப்பு பாலமாக அமைகிறது. அலுவலகம் பங்குச் சான்றிதழ்கள் வழங்குவதற்கும், பங்காதாயம் வழங்குவதற்கும், கூட்டங்கள் பற்றிய அறிவிப்புகள் வழங்குவதற்கும், பங்கு மாற்றங்கள் மேலும் பங்குதாரர்களின் பல்வேறு விசாரிப்புகளுக்கு பதில் சொல்வதற்கும் அலுவலகம் அவசியமாக உள்ளது. அலுவலகம் கடனாளர்களை நிறுவனத்துடன் இணைத்து அவர்களுக்கு இடையே இணைப்பு சங்கிலியாக இருந்து செயல்படுகிறது.

வாடிக்கையாளர்கள் தொடர்பான இன்றியமையாமை
வாடிக்கையாளர்களுக்கு அலுவலகம் மிகவும் முக்கியத்துவம் வாய்ந்ததாகக் கருதப்படுகிறது. அலுவலகம் வியாபார நிறுவனத்தை வாடிக்கையாளர்களுடன் இணைக்கும் பாலமாக செயல்படுகிறது. அவர்களின் விசாரணைகள், ஆணைகள் மற்றும் புகார்கள் அலுவலகத்தின் நேரடிக் கவனிப்பில், தனித்தொடர்பு கொள்வதன் மூலம் நடைபெறுகிறது. அவர்களது வாடிக்கையாளர்களுக்கு அச்சு மூலமாகவும், புலனாகும் தகவல் தொடர்பு மூலமாகவும் மின்னணு ஊடகம் மூலமாகவும், தங்கள் பொருட்கள் பற்றியும், அதன் உபயோகம் பற்றியும் செய்தி அளிக்க அலுவலகம் உதவுகிறது.

அரசு மற்றும் பொதுமக்கள் தொடர்பான இன்றியமையாமை
ஒரு வியாபார நிறுவனம் இன்று சமுதாய நிறுவனமாக உள்ளது. எனவே அரசின் ஒழுங்காற்று நிபந்தனைகளை நிறைவேற்றுவது அவசியமாகிறது. அலுவலகம் பல்வேறு அரசாங்கத் துறைகளுக்கும் நிறுவனங்களுக்கு மிடையே இணைப்பாக விளங்குகிறது. அலுவலகம் பொதுமக்களுக்கும் நிறுவனங்களுக்கு மிடையே இணைப்பாக செயல்படுகிறது. அலுவலகம் நிறுவனத்தைப் பற்றிய நல்ல எண்ணத்தை மக்களிடையே உருவாக்கும் பொறுப்பினைக் கொண்டுள்ளது. அலுவலகம் நல்ல ஆரோக்கியமான சமுதாய உணர்வினை ஏற்படுத்தும் பொறுப்பினையும் கொண்டுள்ளது.

அலுவலகத்தின் வகைகள்
பல்வேறு வகையான அலுவலகங்கள், ஆவன

முன்புறமுகப்பு அலுவலகம்
இடைநிலை அலுவலகம்
மின்னணு அலுவலகம்
மெய்நிகர் அலுவலகம்
பின்புற அலுவலகம்
முன்புற அலுவலகம்

முன்புற அலுவலகம் என்பது ஒரு நிறுவனத்தின் துறைகள், தன்னைச் சார்ந்துள்ள சந்தையிடும் துறை, விற்பனைத்துறை மற்றும் சேவைத் துறைகளுடன் தொடர்பு கொள்ளும் இடம் ஆகும். முன்புற அலுவலகம் என்பது தனது நிறுவனத்திற்கு வருகைதரும் விருந்தினர்களை வரவேற்று முகமன்கூறி இருப்பிட வசதிகளைப் பதிவு செய்து அறைகளுக்குச் செல்லவும், வெளியே செல்லவும் ஏற்பாடுகள் செய்வதுடன் அவர்களது உடைமைகளை எடுத்துச் செல்லவும், அறைச் சாவிகளை வழங்கிடவும் பாதுகாப்பு ஏற்பாடுகளைச் செய்தும் தனது வாடிக்கையாளர்களுக்குத் தகவல்களை வழங்கியும் வாடிக்கையாளரின் கணக்குகளைத் தீர்வு செய்தும் உதவிபுரிகிறது.

இடைநிலை அலுவலகம்

இடைநிலை அலுவலகம் என்பது நிறுவனத்தின் தகுதியைப் பாதுகாக்கும் நிதிசேவைத் துறைகளைக் குறிக்கிறது. (அதாவது நடவடிக்கைப் பதிவுகளின் மாதிரி முறை என்பது இங்கு நடவடிக்கைக்களை பதிவு செய்யும் முறைமையைக் குறிக்கும்) இப்பிரிவுகள் சார்ந்த நடவடிக்கைகள், இருப்பில் உள்ள தொழில்நுட்ப மூலங்களுக்குள்ளாக லாபத்தைக் கொண்டு தருகிறதா என்பதை நிர்ணயம் செய்கிறது. இடைநிலை அலுவலகம் என்பது செயலாக்கும் பிரிவு. இது தீர்வுகளை மேற்கொள்ளும் பிரிவுமாகும். இவையிரண்டின் முக்கியத்துவத்தை உணர்ந்துதான் முன்நிலை அலுவலகமும் இடைநிலை அலுவலகமும் பின்நிலை அலுவலக மேலாளர்களால் கண்காணிக்கப்படுகின்றன.

மின்னணு அலுவலகம்

இவ்வலுவலகம் கனிணியின் எண்ணிறந்த பணிகளாலும் தொழில்நுட்ப அலுவலக வேலைகளாலும் 1980களில் உருவாக்கப்பட்டது. இது பேரளவில் இயங்கி வருகிறது. ஏனெனில் அனைத்து நவீன அலுவலகங்களும் மின்னணு அலுவலகங்களும் காகித வேலைகள் முதலியோரை நேருக்கு நேர் தொடர்பு கொள்ளும் இயல்பினை உடையது என்றால் பின்நிலை அலுவலகம் பொருளை உற்பத்தி செய்யும் (அ) உருவாக்கும் (அ) நிர்வாகம் செய்யும் பணியினை வாடிக்கையாளர்களை நேரடியாகப் பார்க்காமல் மேற்கொள்ளுவதாகும். பின்னிலை அலுவலகத்தின் பணி முழுமையாகக் கொடுக்கப்படுவதில்லை. ஏனெனில் அவை வியாபாரத்திற்கு அதிகத் தொடர்புடையதாக உள்ளது. (எ.டு) தகவல் தொடர்ப்புத் துறையில் பின்னிலை அலுவலகம் என்பது தொலைபேசி மற்றும் கணிணியினை இயங்கச் செய்யும் துறை, மேலும் கணக்கியல்துறை, மனித உறவுத்துறை போன்றவற்றையும் இயக்குகிறது. இந்தப்பணிகள் பின்னிலை அலுவலகத்தின் துணையுடன் நடத்தப்படுகிறது. நிறுமச் செய்திகளை நடைமுறைப்படுத்தும் மின்னணு வணிகவியல் மென்பொருளைப் பெற்றுத் தருகிறது.

அலுவலக மேலாளர்
அலுவலக மேலாளர் என்பவர் அலுவலக வேலை முறைமைகளின் ஒருங்கிணைப்பாளர் ஆவார். நோக்கத்தை அடையும் விதத்தில் மனிதர்களையும் வளங்களையும் இணைத்து வேலைகளைச் செய்து வாங்குகிறார். இந்த மேலாளரே, திட்டமிடுதல், ஒழுங்கமைத்தல், கட்டுப்படுத்தல் மற்றும் எழுத்துப் பணிகள் ஆகிய தகவல் தயாரித்தல், ஒருங்கிணைத்தல், செய்திகளை சேகரித்து தொகுத்து வைத்தல் மற்றும் தொழில் அமைப்பை ஏற்படுத்துதல் போன்ற பல்வேறு பணிகளை ஒழுங்கமைக்கிறார். மேலும் இம்மேலாளர் இயக்குதல், தலைமையேற்றல் போன்ற பணிகளில் செயல்களை ஒழுங்கமைத்து அலுவலகத்தோடு பல்வேறு துறைகளை இணைக்கிறார். அவர் பணியின் பல்வேறு செயல்முறைகளைக் கண்காணித்து அவற்றின் வெளிப்பாடுகளை மதிப்பிடுகிறார்.

அலுவலக மேலாளர் என்ற பதத்துடன் இணைந்து செல்லும் பிற பதங்கள் ஆவன. மேலாளர் (நிர்வாகம்), நிர்வாக மேலாளர், வணிக மேலாளர், இன்ன பிற. இவ்வாறு அலுவலக மேலாளர் என்பவர் தன் பணிப் பெயரால் அழைக்கப்பட்டாலும் கட்டுப்பாடு மற்றும் இயக்குவித்தல் போன்ற பணிகளையும் அவரே செய்கிறார்.

அலுவலக மேலாளரின் நிலை
அலுவலக மேலாளரின் நிலை மிகவும் முக்கியத்துவம் வாய்ந்தது. அவரது நிலை கீழ்க்கண்டவாறு விவரிக்கப்படுகின்றது.

கொள்கைகளை அமலுக்கு கொண்டு வருதல்

அலுவலக மேலாளர் என்பவர் மேலாண்மையின் ஒரு அங்கம். மேலும் மேல்நிலை மேலாண்மையிலிருந்து பிறரை இணைக்கும் படிநிலையின் கடைசிச் சங்கிலி. இவரே நிறுவனத்தின் கொள்கைகள் முழுமையாக நடைமுறைபடுத்தப்பட்டதா என்பதை சரிபார்த்து, வேலைகளை செய்து வாங்கும் பணியினை நிறைவேற்றுகிறார்.

ஒழுங்குணர்வை ஏற்படுத்துதல்

அலுவலகப் பணியாளர்கள் அலுவலக மேலாளருடன் தான் தினசரி தொடர்பு கொள்கிறார். எனவே அவர்களிடையே ஒழுங்குணர்வை ஏற்படுத்தி பணியில் விருப்பத்துடன் ஈடுபட உதவிசெய்கிறார்.

நடுநிலை இணைப்பாக இருத்தல்

இவர் ஒரு கடினமான ஆனால் முக்கியமான நிலையில் இருக்கிறார். இவர் ஒரு நடுநிலையில் இருந்து மேலாண்மையையும் பணியாளர்களையும் இணைக்கிறார். எனவே இவரது நிலை மிகவும் உன்னதமானதாகும்.

ஆளெடுத்தல், தெரிந்தெடுத்தல் மற்றும் பயிற்சி அளித்தல்:

ஆளெடுத்தல் என்பது குறிப்பிட்ட பணியிடங்களுக்கு தகுதியான விண்ணப்பதாரர்களை கண்டுபிடித்தல் மற்றும் கவருதல் ஆகும். ஆளெடுத்தல் என்பது தேவையான மனிதவளங்களை அடையாளம் கண்டு அவை கிடைக்கக் கூடிய மூலங்களை வளைத்துப் பிடித்தலே ஆகும். தெரிந்தெடுத்தல் என்பது தகுதியான நபர்களைத் தேர்ந்தெடுத்து விட்டு தகுதியில்லாதவர்களை மறுத்து விடுதலும் ஆகும். பயிற்சி அளித்தல் என்பது குறிப்பிட்ட நோக்கத்திற்காக குறிப்பிட்ட திறன்களை பணியாளர்களிடையே உருவாக்குதல் ஆகும். இது ஒரு நிகழ்முறைப்படுத்தப்பட்ட வரிசையான நடத்தையை கற்றுக் கொள்ளும் முறையே. ஒரு அலுவலக மேலாளர் பணி ஆட்களை ஆளெடுக்கவும் தெரிந்தெடுக்கவும் அவர்களுக்குப் பயிற்சி கொடுக்கவும் தெரிந்திருக்க வேண்டும் இது போன்ற முக்கியமான பணிகளை மேற்கொள்ளுவதாலே அவருக்கு ஒரு நிறுவனத்தில் முக்கியமான பங்கு ஏற்படுகிறது.

பொது மக்கள் தொடர்பு

ஒரு நவீன அலுவலகத்தில் அலுவலக மேலாளரே பொது மக்கள் தொடர்பிற்கு பொறுப்பாகிறார். பொதுமக்களின் முன்னிலையில் இவரே அவர் பணியாற்றும் நிறுவனத்தைப் பற்றி எடுத்துரைக்கிறார். பொதுமக்கள் தொடர்பு பற்றிய செய்திகளைத் திரட்டி மேல்நிலை மேலாண்மையருக்கு அனுப்புகிறார். பொதுமக்கள் மனநிலையில் ஏற்படும் வேறுபாடுகளை அவரே மேலாண்மைக்கு விளம்புகிறார்.

ஒருநல்ல அலுவலக மேலாளரின் குணநலன்கள் / தன்மைகள்
ஒரு நிறுவனத்தின் மற்ற எல்லா மேலாளர்களையும் போன்று அலுவலக மேலாளரும் அனைத்து சிறந்த குணநலன்களையும் பெற்றிருத்தல் வேண்டும். அவையாவன.

முழுமையான கல்வித்தகுதி, பயிற்சி மற்றும் அனுபவம்

முழுமையான சிறந்த கல்விப்பின்னணி ஒரு அலுவலக மேலாளருக்கு அவசியம் தேவை. அவர் எழுத்து மூலமாகவும் வாய்சொல் மூலமாகவும் நல்ல முறையில் செய்தித் தொடர்பு கொள்பவராக இருக்க வேண்டியது அவசியமாகும். இது தவிர அலுவலகத்தில் ஏற்படக்கூடிய பல்வேறு சூழ்நிலைகளை ஆய்வுசெய்து சீர்தூக்கிப் பார்க்கும் மனநிலை இருப்பது அவசியமாகும். அலுவலக மேலாண்மை நடைமுறைகளில் நல்ல பயிற்சி உடையவராகவும், அலுவலகப் பொறிகள், கருவிகள் மற்றும் அலுவலக வாலயங்களின் முறைமைகளையும் தெரிந்திருத்தல் அவசியமாகிறது. அலுவலக மேலாளருக்கு சமுதாய மற்றம் அரசியல் சூழல் பற்றிய விழிப்புணர்வு இருந்தால் தனது துணைப் பணியாளர்களின் நடத்தையை தீர்வு செய்ய வசதியாக இருக்கும்.

பணிகளை ஒப்படைவு செய்யும் திறன்

ஒரு மேலாளருக்கு இருக்க கூடிய தன்மைகளில் பணியை ஒப்படைக்கும் தன்மையானது அடிப்படைத் தன்மை ஆகும். இத்தன்மை இல்லாவிடில் மேலாளர் பணியாற்றுவது கடினம். வேலை ஒப்படைவு என்பது வேலைகளைப் பிரித்துக் கொடுப்பதற்கும் மேலாளரின் பணிப்பளுவைக் குறைப்பதற்கும் உதவுவதுடன் நிறுவனம் விரிவடைய உதவுகிறது. மேலாளர் அதிகார ஒப்படைவுக் கோட்பாடுகளைப் பின்பற்றி அதிகாரத்தை ஒப்படைப்பதற்கான முயற்சிகளை எடுக்க வேண்டும். இன்னும் சொன்னால் அலுவலக மேலாளர் அதிகாரத்தை ஒப்படைத்து விடுவதோடு நின்றுவிடாமல் பணியாளர்களுக்கு பயிற்சி கொடுத்து ஒப்படைக்கப்பட்ட பணிகளை ஏற்றுக் கொள்வதற்கும் மேலும் அதிகாரமும் பொறுப்பும் இணைந்து செல்கிறதா என்று கவனிப்பதற்கும் தயாராக இருக்க வேண்டும்.

ஒழுங்கமைக்கும் திறமை

ஒரு அலுவலக மேலாளர் சிறந்த அமைப்பாளராகவும் இருக்க வேண்டும். ஒரு வியாபாரம் தங்கு தடையில்லாமல் நடக்க அந்நிறுவனம் அலுவலகத்தையே நம்ப வேண்டியிருக்கிறது. எனவே அலுவலக மேலாளர் தன் அலுவலகத்தை திறமையாகவும் முழுமுறைமையுடனும் நடத்த வேண்டியுள்ளது. அப்பொழுதுதான் நிறுவனத்தின் நோக்கங்கள் நிறைவேறும்.

தலைமை

மனிதர்களுடைய மறதி, அக்கறையில்லாத நிலை, குறுகிய கண்ணோட்டம், கவலை போன்ற பிரச்சனைகளைக் கையாள நல்ல தலைமை தேவைப்படுகிறது. ஃபீல்டு மார்ஷல் மாண்ட்டகோமரி தருகின்ற தலைமையின் வரைவிலக்கணப்படி ஆண்களையும் பெண்களையும் ஒரு பொது நோக்கத்தை நோக்கி நடைபோட எடுக்கப்படும் ஒரு திறமையான நெறியே தலைமை ஆகும். தலைமை என்பது தனது துணைப் பணியாளர்களை உற்சாகப்படுத்தி அவர்களிடமிருந்து முழுமையான பணியினை செய்து பெறும் கலையாகும். இந்த தன்மை அனைத்து மேலாளர்களுக்கும் பொதுவானது. (எ.டு) உற்பத்தி, விற்பனை, கொள்முதல் மற்றும் பணியாளர் அல்லது அலுவலக மேலாளர்.

தனித்தன்மைகள்

ஒரு மேலாளர் பெற்றிருக்க வேண்டிய தனித்தன்மைகளாவன. சாமர்த்தியம், சுயகட்டுப்பாடு, உற்சாகம், உண்மை, நேர்மை, ஏற்றுக்கொள்ளும் தன்மை போன்றவை. இது போன்ற தனித்தன்மைகள் ஒருவரைத் தூண்டி விட்டு ஊக்கப்படுத்தி துணைப்பணியாளர்களைச் சிறப்பாகச் செயல்படச் செய்யும் ஒரு தலைவனின் தனிப்பண்புகள் மட்டுமே அவனை ஒரு சிறந்த தலைவனாகத் தொடர்ந்து நடைபயிலச் செய்யும் இப்பண்புகள் அவனது ஆளுமையை உயர்த்தி ஒளிபெறச் செய்யும். இத்தனிப் பண்புகள் நோக்கங்களை மிகவும் எளிதில் எந்த முரண்பாடுகளும் இல்லாமல் அடைய உதவி செய்யும். அலுவலகத்தின் ஒழுங்குணர்வு அலுவலக மேலாளரின் ஒழுக்கமான பண்புகளால் மட்டுமே உயர்வடையும்.

அலுவலக மேலாளரின் பணிகள்
பணிக்கு ஆளெடுத்தல்

அலுவலகத்திற்கு தேவையான ஆட்களை தேர்ந்தெடுக்கும் முக்கியமான பணி அலுவலக மேலாளருக்கு ஒதுக்கப்பட்டுள்ளது. அவர்தான் எப்படிப்பட்டவர்கள் தேவைப்படுகிறார்கள், எங்கு இப்பணியாளர்கள் கிடைப்பார்கள் எந்த முறையில் தேர்ந்தெடுக்கலாம் என்று முடிவுசெய்ய வேண்டும். முடிவாக ஆட்கள் தேர்ந்தெடுக்கப்பட்டவுடன் பணிஒப்பந்தம் தயாரிக்கப்படவேண்டும்.

பணியாளர்களுக்குப் பயிற்சி

தேர்ந்தெடுக்கப்பட்ட பணியாளர்கள் பணியில் ஈடுபடுத்தப்பட வேண்டும். தேவையான பயிற்சி வழங்கப்பட்ட உடன் சில வேலைகளை செய்வதற்கு அனுமதிக்கப் படுதல் வேண்டும். பயிற்சியானது புதிதாகத் தேர்ந்தெடுக்கப்பட்ட பணியாளர்களுக்கு மட்டும் வழங்கப்படாமல் ஏற்கனவே உள்ள பணியாளர்களுக்கு தேவையான நவீன கருவிகளை உபயோகப்படுத்தும் தொழில்நுட்பம் குறித்து பயிற்சி வழங்குதல் வேண்டும். இதற்கு புதுமையான பயிற்சி வகுப்புகள் உருவாக்கப்பட வேண்டும். அல்லது பல்வேறு மேலாண்மை நிறுவனம் மற்றும் பல்கலைக்கழகங்களால் வழங்கப்படவேண்டும்.

பணியினை அளத்தல் மற்றும் ஈடுகட்டுதல் போன்றவைகளுக்கு தனியான முறைகள்

பணியினை அளத்தல் மிகவும் கடினமான செயல் ஆகும். பணியாளர்களின் செயல் வெளிப்பாட்டை இயற்பியல் அளவைகளில் அளப்பது கடினமான செயல். எனவே ஏற்றுக்கொள்ளப்பட்ட அடிப்படை அளவைகளை கையாள வேண்டும். பணியினை அளப்பதற்கும் ஈட்டுறுதிகளுக்கும் முறைகள் வகுக்கப்பட வேண்டும். அப்பொழுதுதான் பணியாளர்களின் திறமை மற்றும் ஒற்றுமையை அதிகரிக்கச் செய்ய முடியும்.

பதவி உயர்வு

ஒரு நிறுவனத்தின் வளர்ச்சிக்கு பதவி உயர்வுகள் பெரும்பங்கு ஆற்றுகிறது. பணியாளர்களின் சிறப்பீடுபாட்டை உயர்த்த பதவி உயர்வு உதவுகிறது. அலுவலகப் பணியாளர்களின் திறமையை ஊக்கப்படுத்தவும் அவர்களது பணியின் தரத்தை மதிக்கவும் பதவி உயர்வு சரியான வழியாகும். அலுவலக மேலாளர் பதவி உயர்வுகளை முடிவு செய்வதில் முக்கியப் பங்குவகிக்கிறார்.

ஒருங்கிணைத்தல்

பல்வேறுப்பட்ட அலுவலகப் பணியாளர்களை ஒருங்கிணைப்பது மிகவும் அவசியம் ஆகும். பணியாளர்கள் ஒருங்கிணைக்கப்படாமல் இருப்பது அர்த்தமற்ற செயலாகும்.

எழுதுபொருட்களையும் சாதனங்களையும் கட்டுப்படுத்துதல்

அலுவலக எழுது பொருட்களையும் சாதனங்களையும் கட்டுப்படுத்த வேண்டியது ஒரு அலுவலக மேலாளரின் பணியாகும். பெரிய அலுவலகங்களில் இருப்பு கண்காணிப்பாளர் தனியாக அமர்த்தப்பட்டு முறையான இருப்பு விதிகள் பின்பற்றப்பட வேண்டும். முறையான அறிவிப்பு மூலங்கள் தீர்மானிக்கப்பட வேண்டும். நடைமுறைகள் உருவாக்கப்படுமானால் அவை பின்பற்றப்பட வேண்டும்.

கணக்குகள் மற்றும் செலவுக் கணக்குப் பதிவுகள்

கணக்கு மற்றும் செலவுகள் ஒரு அலுவலகத்தில் பெரும் பங்கு வகிக்கின்றது. அலுவலக மேலாளர் கணக்காளரின் பணிகளை செய்வதோடு கணக்குப்பதிவு நடைமுறைகளுக்கு இயக்குவித்தலும் செய்கிறார். செலவுக் கணக்குப் பிரிவு அவரது செயல் எல்லைக்குள் வந்தால் அதற்குத் தேவையான இயக்குவித்தலையும் செய்கிறார். அலுவலகம் பொதுவாக மற்றைய பணிகளைவிட செயலாண்மைப் பணிகளில் பெரிதும் ஈடுபடுகிறது என்று கூறலாம்.

செயலகப் பணி

அலுவலக மேலாளர் ஒரு சிறிய நிறுவனத்தின் செயலாளர் என்ற நிலையில் இருந்து செயல்படுகிறார். இது ஒரு நிறுமச் செயலரின் பணிகளைப் போன்றது. அவர் பங்குகளை மேலாண்மை செய்வதற்கும், பல்வேறு சட்டப்படி புத்தகங்களையும் பதிவேடுகளையும் பேணுவதற்கும் பொறுப்புடையவர் ஆகிறார்.

அலுவலக மேலாளரின் கடமைகள்

ஒரு அலுவலக மேலாளரின் கடமைகள் கீழே விளக்கப்பட்டுள்ளது.

மேல்நிலை மேலாண்மை தொடர்பாக

நிறுவனத்தின் திட்டங்கள், கொள்கைகள், நோக்கங்கள், திட்டப்பட்டியல்கள் முதலியவற்றை அமல்படுத்துவதற்கு உதவிபுரிய வேண்டும்.
பணியாளர் பிரச்சனைகள், பணி நிலுவைகள், பணியில் ஏற்படும் தனிப்பட்ட பிரச்சனைகள் போன்றவற்றை உடனடியாக மேல்நிலை மேலாண்மைக்கு தெரிவித்து பணி தங்கு தடையில்லாமல் நடக்க உதவவேண்டும்.
அலுவலக முறைமைகளையும் நடைமுறைகளையும் பரிசீலிக்க வெளியிலிருந்து மேலாண்மை ஆலோசகர்கள் நியமிக்கப்பட்டிருந்தால் அவர்களுடன் ஒத்துழைத்துப் பணிபுரிய வேண்டும்.
பணியாளர்களின் உடல்நிலை சரியின்மை, விடுப்பு, வருகை தராமை போன்ற காரணங்களால் பணி நின்றுவிடாமல், தொடர்ந்து செயல்படுமாறு கண்காணிக்க வேண்டும்.
அலுவலகக் கருவிகள் செயல்படும் நிலையில் உள்ளதா? என்ற பார்ப்பதுடன் வீண் விரயங்கள் நீக்கப்பட்டுள்ளதா? என்றும் கண்காணிக்க வேண்டும்.
துணைப்பணியாளர்கள்

அலுவலக மேலாளர் பணியமர்த்தலில் தரம் பின்பற்றப்பட்டுள்ளதா? என்று பார்க்க வேண்டும். பதவி உயர்வுக்கும் சம்பள உயர்வுக்கும் பரிந்துரைகள் செய்ய வேண்டும். பயிற்சியில் இருக்கும் பணியாளர்களை கண்காணிக்க வேண்டும். அலுவலக மேலாளர் இடைநிலையில் நின்று பணியாற்றுபவர். அவர் தனது கடமைகளை உணர்ந்து, அலுவலகப் பணியாளர்களின் பணிகளை மதித்து, அவர்கள் புரியும் பணிகளில் தனிக் கவனம் செலுத்தவேண்டும். அலுவலக மேலாளரது துணைப் பணியாளர்கள் அவரை மேலாண்மையின் பிரதிநிதி என்றே கருதுகிறார்கள். எனவே துணைப் பணியாளர்களின் குறைகளை உடனடியாகத் தீர்க்க வேண்டும். அக்குறைகள் அவரது செயல் எல்லைக்குள் இருந்தால் உடனடியாக மேலாண்மைக்கு எடுத்துரைக்க வேண்டும்.

உடனிருப்பவர்கள் முழுமையாக ஒத்துழைத்து நிறுவனத்தின் நோக்கங்களை நிறைவேற்ற வேண்டும். நிறுவனப் பணிகள் சுமுகமாக நடைபெறத் தேவையானால், பணியாளர்களை பணிமாற்றமும் செய்யலாம்.
திட்ட முறைமைகளை ஒருங்கிணைக்க வேண்டும். அலுவலக நடைமுறைகளையும் கொள்கைகளையும் அனைத்துத் துறைகளுக்கும் பொதுவாக்கி பல்வேறு மேலாளர்களுக்கிடையே உள்ள முரண்பாடுகளைக் களைய வேண்டும்.
நிறுவனத்தின் நடவடிக்கைகளை ஒருங்கிணைத்துக் கட்டுப்படுத்துவதற்காக எழுத்துப் பணிகளையும் நிர்வாகப் பணிகளையும் நடத்தும் இடமே அலுவலகம்.
அலுவலகத்தின் பணிகள் அடிப்படை (அ) வாலாயமான பணிகள் - செய்திகளைப் பெற்று, பதிவுசெய்து, ஒழுங்கமைத்து, ஆய்வுசெய்து, வழங்குவது போன்றவைகளாகும்.

துணை (அ) நிர்வாகப்பணிகள் : மேலாண்மைப் பணிகளைச் செயற்படுத்தல், அலுவலக வாலாயங்களையும் முறைமையினையும் ஏற்படுத்தல், தேவையான படிவங்களை வடிவமைத்தல், அலுவலக மனையணியங்களையும் எழுது பொருட்களையும் வழங்குதல், பணியாளர்களின் பணிகளை நிறைவேற்றுதல், சொத்துகளுக்கு பாதுகாப்பு அளித்தல், பொதுமக்கள் உறவுகளைப் பேணுதல்.

ஆதாரம் : தேசிய திறந்த வெளி பள்ளி நிறுவனம்

எழுதியவர் : (12-Jan-19, 4:20 am)
பார்வை : 37

மேலே